Fiche conseil · 6 min de lecture

Le compte prorata : ce qu’il couvre, qui paie, et comment il dérape

Tant qu’il reste petit, personne ne le regarde. Quand il arrive au décompte final, il est devenu le dernier sujet de conflit d’un chantier par ailleurs réussi. Le compte prorata se tient au départ, pas à l’arrivée.

De quoi il s’agit

Sur un chantier à plusieurs entreprises, certaines dépenses ne sont imputables à personne en particulier et profitent à tout le monde. Le compte prorata — on dit aussi compte interentreprises — est le mécanisme qui les regroupe et les répartit.

Ce ne sont pas des travaux. C’est de l’intendance : installation et entretien de la base vie, consommations d’eau et d’électricité de chantier, nettoyage des parties communes, bennes collectives, gardiennage, signalisation, voies de circulation provisoires, parfois la grue commune ou les protections collectives.

Ce qui peut y entrer, et ce qui ne doit pas

La règle est simple à énoncer : une dépense qui profite à tous, qu’on ne peut pas rattacher à un lot. Tout le reste reste au lot concerné.

Y entrent habituellement :

• Les installations de chantier communes : bureaux, réfectoire, vestiaires, sanitaires, et leur entretien.
• Les consommations : eau, électricité, télécom, chauffage de la base vie.
• Le nettoyage des circulations, des accès et des abords.
• Les bennes communes et l’évacuation des déchets non identifiables.
• Le gardiennage, la clôture, l’éclairage de chantier.

N’y entrent pas :

• Le nettoyage de ses propres déchets par une entreprise. C’est à elle, pas au compte.
• Les reprises d’ouvrages mal exécutés, même si l’on ne sait pas qui a fait la bêtise. Le compte prorata n’est pas une assurance contre l’absence de constat.
• Les consommations propres à un lot qui dispose de son propre comptage.
• Les frais généraux de l’entreprise pilote, qui relèvent de sa rémunération de pilotage.

Cette dernière ligne est celle qui provoque le plus de discussions en fin de chantier.

La convention : le document qui évite le conflit

Le compte prorata doit être encadré par une convention, signée par toutes les entreprises concernées, au plus tard au démarrage. En marché privé, la norme NF P03-001 propose un cadre à cette convention lorsque le marché s’y réfère ; en marché public, les pièces du marché et le règlement de chantier en fixent les modalités.

La convention doit dire, noir sur blanc :

• La liste limitative des dépenses admises. Pas « les dépenses communes », mais la liste.
• La clé de répartition, qui est le plus souvent le montant hors taxes du marché de chaque entreprise, actualisé des avenants.
• Le gestionnaire : qui engage les dépenses, qui tient le compte, et au bout de combien de temps il rend compte.
• La périodicité des relevés et la forme du contradictoire.
• Le budget prévisionnel, et le seuil au-delà duquel il faut une décision collective.

Le gestionnaire, et l’appel de fonds

Le gestionnaire est en général l’entreprise de gros œuvre ou le mandataire du groupement. Il avance les dépenses et les refacture.

Deux pratiques coexistent. Soit un appel de fonds périodique — chaque entreprise verse une provision, régularisée ensuite. Soit une retenue sur situations — un pourcentage est prélevé sur chaque situation et versé au compte.

La seconde est plus simple à administrer et plus sûre pour le gestionnaire. Elle a un défaut : elle rend le compte invisible pour les entreprises, qui découvrent le solde à la fin. Un relevé périodique, même sommaire, corrige ça.

Les quatre dérapages classiques

1. Pas de convention, ou une convention signée en juin pour un chantier démarré en mars

Sans convention antérieure aux dépenses, chaque poste devient discutable. Une entreprise arrivée au second œuvre refusera, à juste titre, de participer au nettoyage du terrassement.

2. Le nettoyage final qui tombe dans le compte

Le nettoyage de fin de chantier est en principe un lot, ou la charge de chacun sur sa zone. Le basculer dans le prorata revient à faire payer à toutes les entreprises le laisser-aller de quelques-unes. C’est le poste qui fait le plus exploser les comptes.

3. Aucun relevé contradictoire en cours de chantier

Un compte qu’on découvre au décompte général n’est pas vérifiable. Les factures sont anciennes, les gens ont changé, et personne ne peut plus dire si la benne du 14 mars était commune ou non. Un relevé mensuel, même d’une page, suffit à rendre le compte incontestable.

4. Oublier d’actualiser la clé après les avenants

La répartition se fait sur le montant des marchés. Si un lot prend 40 % d’avenants et que la clé reste celle du marché initial, les autres paient pour lui. L’actualisation doit être prévue dans la convention, sinon elle n’aura pas lieu.

Ce qu’il faut garder

• Une convention signée avant la première dépense, avec une liste limitative et une clé écrite.
• Un relevé contradictoire périodique, même court, plutôt qu’un solde découvert à la fin.
• Le compte prorata couvre l’intendance commune, pas les manquements d’une entreprise.
• La clé s’actualise avec les avenants, sinon elle devient injuste mécaniquement.

Cette fiche est un repère méthodologique rédigé à partir de la pratique de terrain. Elle ne constitue ni un conseil juridique, ni un conseil réglementaire, et ne dispense pas de lire les pièces de votre marché ni de consulter un professionnel compétent sur votre situation.