Fiche conseil · 7 min de lecture

Monter une situation de travaux qui ne se fait pas retoquer

Une situation refusée, c'est un mois de trésorerie perdu. La plupart des refus tiennent à cinq ou six oublis toujours les mêmes.

Une situation n'est pas une facture

C'est la première confusion, et elle explique beaucoup de refus. Une situation constate un avancement à une date donnée et demande le paiement correspondant. Elle est soumise à vérification par le maître d'œuvre, qui peut la corriger avant validation. Ce qui déclenche le paiement, c'est la situation acceptée, pas la situation émise.

Conséquence pratique : surévaluer l'avancement ne fait pas gagner un mois, ça en fait perdre un. La situation revient corrigée, le cycle recommence, et la confiance baisse d'un cran.

Les lignes qui doivent y figurer

• L'avancement par poste, en pourcentage ou en quantités, rattaché au décomposé du marché. Un avancement global sur une seule ligne est le meilleur moyen de se faire renvoyer.
• Le cumul depuis l'origine, et la déduction des situations antérieures. C'est la différence qui est payée, pas le cumul.
• Les travaux supplémentaires, séparés et rattachés à leur ordre de service ou à leur avenant. Les mélanger au marché de base, c'est obtenir un refus global pour une ligne contestée.
• La révision ou l'actualisation, avec l'index utilisé et sa nature, provisoire ou définitive.
• Le compte prorata, selon la convention signée entre les entreprises.
• La retenue de garantie, ou la mention de la caution qui la remplace.
• Les approvisionnements, s'ils sont prévus au marché, avec la justification associée.

La retenue de garantie, et comment ne pas la subir

La retenue de garantie est plafonnée à 5 % du montant des travaux et libérée à l'expiration du délai de garantie de parfait achèvement, soit un an après la réception, déduction faite des réserves non levées.

Le point que beaucoup d'entreprises ignorent : elle peut être remplacée par une caution bancaire de même montant. L'argent reste alors dans la trésorerie de l'entreprise au lieu de dormir un an chez le maître d'ouvrage. Sur un chantier à 400 000 €, ce sont 20 000 € qui changent de côté.

Et l'erreur miroir : appliquer la retenue en plus d'une caution déjà fournie. Elle arrive plus souvent qu'on ne croit, et personne ne la signale.

Sous-traitance : deux mécanismes à ne pas rater

L'autoliquidation de la TVA

Dans le bâtiment, lorsqu'un sous-traitant réalise des travaux pour une entreprise principale assujettie, la TVA est autoliquidée : le sous-traitant facture hors taxes et porte la mention « Autoliquidation » sur sa facture ; c'est le donneur d'ordre qui déclare la taxe.

Oublier la mention, ou facturer avec TVA par habitude, expose à un redressement des deux côtés. C'est une ligne de texte, et elle vaut cher.

Le paiement direct

En marché public, un sous-traitant accepté et dont les conditions de paiement ont été agréées est payé directement par le maître d'ouvrage au-delà d'un certain seuil. L'entreprise principale transmet, elle n'encaisse pas pour le compte du sous-traitant.

En marché privé, le mécanisme est différent : c'est la caution ou la délégation de paiement qui protège le sous-traitant, et son absence rend le sous-traité juridiquement fragile.

Les délais de paiement

Ils ne se négocient pas librement, et les connaître évite les relances à l'aveugle.

• Marchés publics de l'État et des collectivités : 30 jours.
• Établissements publics de santé : 50 jours.
• Marchés privés : 60 jours à compter de l'émission de la facture, ou 45 jours fin de mois si le contrat le prévoit expressément.

Passé ce délai, les intérêts moratoires et l'indemnité forfaitaire de recouvrement sont dus de plein droit : il n'est pas nécessaire de les avoir réclamés pour qu'ils soient acquis. Les mentionner dès la première relance change souvent le ton de la conversation.

Le décompte général et définitif

C'est la dernière étape, et la plus irréversible. Une fois le décompte général accepté sans réserve, les demandes non formulées sont perdues. Les travaux supplémentaires non réclamés, les régularisations d'index oubliées, les journées d'immobilisation non valorisées : tout cela s'éteint à la signature.

D'où la règle : on ne signe pas un décompte général le jour où on le reçoit. On le rapproche du cumul des situations, ligne à ligne, et on émet des réserves motivées s'il y a lieu.

Ce qu'il faut garder

• Un avancement honnête passe plus vite qu'un avancement optimiste.
• Séparer marché de base, avenants et travaux supplémentaires.
• Demander à remplacer la retenue de garantie par une caution.
• Vérifier la mention d'autoliquidation sur chaque facture de sous-traitance.
• Ne jamais signer un décompte général sans l'avoir rapproché.

Cette fiche est un repère méthodologique rédigé à partir de la pratique de chantier. Elle ne constitue ni un conseil juridique, ni un conseil comptable, et ne dispense pas de lire les pièces de votre marché ni de consulter un professionnel compétent sur votre situation.